MEMORIAS DE LA SEGUNDA ASAMBLEA EXTRAORDINARIA VIRTUAL DE LA ASOCIACION CENTROAMERICANA Y DEL CARIBE DE PSIQUIATRIA (ACCAP)
A las 8:00 pm, hora de República Dominicana, el día treinta (30) de julio del año dos mil veintiuno (2021), se dio inicio a la Asamblea Extraordinaria de la Asociación Centroamericana y del Caribe de Psiquiatría (ACCAP) en modalidad virtual por vía Zoom, con el objetivo de efectuar Revisión y Modificación del Estatuto de la Asociación. Se contó con la participación de los 9 presidentes miembros de ACCAP, 6 miembros del Consejo Consultivo de ACCAP, incluída la Secretaria Ejecutiva, además la secretaria de actas de ACCAP más una abogada invitada, para un total de 16 participantes, quienes fueron: Dra. Marisol Taveras Ulerio, Presidenta de la Asociación Centroamericana de Psiquiatría y de la Sociedad Dominicana de Psiquiatría, Dra. Mirna Santos, Presidenta de la Asociación Guatemalteca de Psiquiatría, Dra. Miriam de la Osa O´Reilly, Presidenta de la Sociedad Cubana de Psiquiatría, Dr. Edgardo Prieto, Presidente de la Sociedad Puertorriqueña de Psiquiatría, Dr. Octavio López, Presidente de las Asociación Hondureña de Psiquiatría, Dra. Tirza Merino, delegada de la Asociación Salvadoreña de Psiquiatría, Dr. José Tejera, Presidente de la Sociedad Panameña de Psiquiatría, Dr. Carlos José Fletes González, Presidente de la Asociación Nicaragüense de Psiquiatría, Dr. Francisco Golcher, Presidente de la Asociación Costarricense de Psiquiatría, Dra. Lexma Magalis Ruiz Martéz, Secretaria Ejecutiva de la Asociación Centroamericana de Psiquiatría y del Caribe, y como Miembros del Consejo Consultivo la Dra. Sara Murillo, Dr. Luis Santiago Del Palacio López, Dra. Roxana Ruiz Cabarrús, Dr. Edgar Agames; Dra. Juana D. Fernández, Secretaria de Actas de ACCAP y la Lic. Johanna Ryall, abogada encargada para realizar el proceso de Personería Jurídica en Panamá.
Luego de verificar el quórum, la doctora Lexma Ruiz leyó el Orden del día:
1. Personería Jurídica
2. Revisión y Modificación del Estatuto
Seguidamente, la doctora Lexma Ruiz, invitó a la doctora Taveras, presidenta de ACCAP, a dar la bienvenida.
La Dra. Taveras, pronunció unas palabras de bienvenida a todos los presentes y explicó las razones de por qué hacer la modificación del estatuto. Refiere que luego de iniciar el proceso para realizar la personería jurídica en la ciudad de Panamá, no se pudo completar, dado a que se tenían que incluir algunos artículos que el estatuto no contenía, haciéndose la modificación necesaria para así completar la incorporación, además explicó que puede ser una buena oportunidad para realizar algunos cambios de importancia en el mismo estatuto. Solicitó al doctor Edgar Agames presentar el estatuto con los cambios sugeridos y solicitó a los presentes realizar sus propuestas y observaciones de modificación.
El doctor Agames, encargado de dar seguimiento al proceso de la personería jurídica en Panamá, dio inicio a la presentación en PowerPoint, explicó que se les había enviado el estatuto a los correos electrónicos y por WhatsApp a cada uno de los miembros presentes, y mencionó que había puntos que en otras ocasiones ya se habían observado por lo cual era oportuno realizar la modificación en ese momento. Hizo lectura del estatuto y resaltó los puntos para hacer los cambios:
Inclusión como miembro de número a República Dominicana, Cuba y Puerto Rico y su ratificación.
Lexma Ruiz, trata de aclarar las fechas de en que fueron ratificados estos países y pidió que verifiquemos las actas. El Dr. Agames intervino y dijo que tenía duda con la fecha de Cuba, ya que en Costa Rica se aprobó y luego se ratificó en Panamá.
La doctora De La Osa secundó a Agames.
La doctora Lexma Ruiz solicitó a la Licda Ryall que aclare cuál es el concepto y cómo se pueden interpretar los términos de aprobación y ratificación desde el punto de vista legal; resaltó que el estatuto dice que debe ser aprobado en un año y el siguiente ratificado.
La licenciada Ryall, definió que la aprobación se da de manera conjunta, la acción o participación en este caso de una asociación; la ratificación es donde se confirma esta aprobación, de forma extraordinaria u ordinaria.
La doctora De la Osa, interviene diciendo que debe estar incluido en algún lugar esas definiciones, porque son conceptos que al entrar un país deben decirlo en sus actas, planteó que es redundante emplear los términos.
La doctora Lexma Ruiz, manifestó que entonces habría que modificarlo, porque se contradice; hizo lectura de los miembros de número en el estatuto y pidió que se hiciera la votación.
El doctor Agames, dijo que no lo veía mal y que sólo es aclarar lo que aconteció con Cuba.
La doctora De la Osa, expresó que uno lleva al otro y que debemos ser más ágil en los procesos.
La doctora Murillo, señaló que recuerda que en la Asamblea de Costa Rica no llegó la representación de Cuba para darle la aprobación y luego llegó a Panamá y ahí se le dió la bienvenida y como dice en el estatuto vigente, se ratifica en Dominicana; solo es un trámite para el punto de vista legal.
La doctora Merino, manifestó que desde el punto de vista legal hay muchas decisiones que tienen esa importancia y que deben ser aprobadas por una junta directiva y ratificada por otra; entiende que el espíritu del estatuto, es evaluar esta decisión si es válida. Considera que no se debe retirar la ratificación, si se estableció es porque es correcto desde el punto legal, resalta que en ocasiones no conocemos el estatuto e incurrimos en errores. Comentó que cuando se hicieron fue para tener un orden, entonces al no quedar claro la aprobación de Cuba, debe encontrarse en las actas. Sugiere que debemos conocer el estatuto y ponerlos en práctica.
La doctora Lexma Ruiz secundó lo señalado por la Dra. Merino y pidió hacer la votación para estar claros.
La doctora Santos, también secundó a la Dra. Merino al respecto y dijo que no tiene que afectarse lo que dice el estatuto de la aprobación y ratificación. Dijo recordar que en Costa Rica se hizo la aprobación de Cuba y si el estatuto dice que debe ser ratificado en la siguiente asamblea, entonces debió ocurrir en Panamá. Por tanto, solo queda revisar las actas.
La doctora Miriam de la Osa lo confirma.
La Dra. Lexma Ruiz, aclaró que entonces fue un tema de interpretación, porque bien recuerda que en Costa Rica se hizo una votación y otra en Panamá, propone que haya una especie de glosario para que no se malinterprete y no haya confusión en los términos.
Quedó entonces confirmado que Cuba fue aprobada en Costa Rica en 2018 y ratificada en Panamá en 2019.
La doctora Taveras, pide al doctor Del Palacio aclaración sobre la aprobación y ratificación de República Dominicana.
El doctor Del Palacio, dijo que él no era presidente en el 2003.
La Dra. Murillo hizo lectura del acta de asamblea de entonces, donde queda claro que en el 2004 se hizo la ratificación de República Dominicana en Honduras y fue aprobada en 2003 en Nicaragua con el doctor Luis Serret.
La doctora Lexma Ruiz, sugirió que se incluya en la descripción del estatuto el idioma que es de habla hispana.
La Dra. Merino sugirió que podría ser “español”.
La Dra. Murillo secundo la proposición de la Dra. Merino, “Su lengua oficial será el español”.
Otra observación de la doctora Merino es el orden de las siglas de ACAP primero en 1988 y luego ACCAP.
Manifestó la doctora Lexma Ruiz, que se modificó el nombre en República Dominicana, con la incorporación de los países del Caribe. Queda pendiente buscar en qué país se hizo la modificación de ACAP.
La doctora Taveras, aclaró que fue en el 2014 que se hizo en el cambio del nombre actual de ACCAP.
La Dra. Merino, hizo algunas correcciones de redacción en la definición de ACCAP.
El Dr. Torres, señaló que en el artículo 6 de los Derechos y Deberes que sólo dice de miembros fundadores y no de número, y todos los miembros estuvieron de acuerdo.
La Dra. Lexma Ruiz expresó que se desvirtúa el estatuto.
La doctora Taveras, le preguntó al doctor Torres, cuál es su propuesta.
El doctor Torres comentó que también en lo referente a los Miembros Honorarios, debe estar claro que no debe escalar a Miembro de Número, porque no está explícito. Dijo que no debe pasar de ese estatus de miembro honorario y el miembro de número no puede bajar al de honorario.
La Dra. De la Osa opinó que quizás deben estar claro los conceptos; tal vez darle otra denominación al Miembro Honorario porque se refiere a las características que tiene un país que es cualquier otra asociación psiquiátrica que por cualquier razón o motivo de su característica o ejecución merezca ser miembro honorario. Quizás es cambiar el término de miembro honorario y se definiría que ese tipo de clasificación, solamente sería para el desarrollo científico, etc., que no tendría oportunidad para todos los deberes y derechos que tienen los miembros de número.
La doctora Taveras, dijo que no creía necesario cambiar el nombre de miembro honorario, sino simplemente incluir que no tiene los mismos derechos de los cuales están permitidos por la asociación y por sus aportes científicos.
El Dr. Del Palacio manifestó que ser honorario es una potestad de la asociación nombrarlo, que eso no le quita el derecho ni la potestad, simplemente si cumple para ser miembro de número se cambia a ese estatus. Se nombra miembro honorario por su aporte, la relación que tiene con la asociación y en unos 5 años la solicita. No podríamos negarle la entrada.
La Dra. Murillo señaló que en el parágrafo debe decir que en cada una de las categorías no deben ser intercambiables, porque cuando venga la responsabilidad podemos cambiar el orden y la responsabilidad de hacer el congreso. Los miembros fundadores, los de números tienen una responsabilidad adquirida, igual los miembros honorarios no tienen voz ni voto. Lo importante es que cada una de las categorías no sean intercambiables y debe ser señalado en el estatuto.
La Dra. Merino secundó y dijo que hay que valorar el momento en que se hizo, las condiciones de ese momento; está de acuerdo que a la sociedad se le dé un diploma, que se reconozca, pero por qué hay que hacerlo miembros honorarios.
La Dra. De la Osa secunda su opinión.
La Dra. Santos, señaló que el estatuto en el parágrafo dice sólo una sociedad por país de ese grupo y que debe ser representativa del país, difícilmente exista otra entidad que represente los miembros de ese país, pero por fines legales, tal vez deba agregarse, que otra asociación se puede agregar si lo asociación está conformada por asociaciones de los países de Centroamérica y Caribe. Podría ser que aparezca un grupo de infanto juvenil o de otra entidad médica, pero no habría problemas, porque no cumpliría con los criterios para ser miembro de número.
La Dra. Lexma Ruiz propuso hacer la votación; si nos trasladamos al tiempo en que se realizó, en ese momento no habían las asociaciones o sociedades que hoy pertenecen. Las Propuestas serían; se quitan los miembros honorarios o se agrega en el parágrafo la no intercambiabilidad del estatus. Los sometió a votación para que los presidentes decidieran.
La Dra. De la Osa, propone eliminar la categoría de Miembros Honorarios, y que las agrupaciones de otras áreas darle un diploma, de estímulo, etc, para evitar confusión ya que están dentro de algunas sociedades.
El Dr. Del Palacio, opinó que lo más saludable debe ser cambiarlo a otra terminología.
La Dra. Lexma Ruiz realizó la votación:
- Eliminar el punto C de los miembros honorarios
- Cambiarle el nombre
El Dr. Fletes dijo que debía quedarse.
Los presidentes que votaron a favor del punto uno: Fletes, De la Osa, López, Tejera, Prieto, Taveras, Santos, Merino. Votación unánime para eliminarlo.
El Dr. Del Palacio hizo una observación de las características de “Asamblea” y el Dr. Agames le señaló que se encuentra más adelante.
También la doctora Taveras señaló que ya que se está refiriendo a las características de Asamblea, recordar hacer el cambio de que las mismas se pueden desarrollar de manera virtual y la decisión fue tomada en la asamblea anterior por las circunstancias de la pandemia.
La Dra. Lexma Ruiz sugirió que se haga en un acápite aparte para que quede claro.
La Dra. De la Osa la secundó. La Asamblea ordinaria y extraordinaria se desarrollará en modalidad virtual o presencial.
La Dra.Merino agregó: en caso de ser necesario.
La Dra.Santos sugirió que se utilice el término “Híbrido”.
La Dra. Lexma Ruiz señaló que se agregue el término “Contingencia”.
La doctora Taveras, aclaró que no necesariamente debe existir una contingencia para que se desarrolle virtual, porque hacerlas virtual nos ayuda a ahorrar tiempo, el costo es menor porque no hay que comprar boletos aéreos y permite reunirnos con más facilidad.
La Dra. Merino señaló que hay que ser cuidadoso en la redacción, debe ser definido.
Apuntó la doctora Taveras que esto será principalmente para Asambleas Extraordinarias, porque la asamblea ordinaria se celebra en el marco del congreso. A menos que se haga el congreso virtual y se haga en esta modalidad.
El Dr. Agames habló de las cuotas que deben ser extraordinarias.
La Dra. Santos sugirió unirlas.
Sobre el artículo de la Junta Directiva y el tiempo de duración, intervino la doctora Taveras, que en el estatuto dice 6 meses, pero en este momento tiene más de dos años en el puesto por fuerza mayor y sugiere que sería conveniente poner “según amerite el caso”.
La Dra. Merino dijo que se debe hacer por asamblea extraordinaria; determinar el tiempo en caso de fuerza mayor, el tiempo que la situación lo amerite.
La Dra. Taveras señaló que en la asamblea anterior se redujo el tiempo para realizar las asambleas.
El Dr. Agames aclaró los artículos: De los fondos de ACCAP. Fueron incluidos por la abogada para que cumpla con los criterios para realizar la personería jurídica. No se hacen observaciones.
Sobre la secretaria ejecutiva, la doctora Lexma señaló que en la asamblea de Honduras fue donde se reeligió a la secretaria.
La Dra. Taveras sugirió que se incluyan los criterios de la secretaria en el estatuto.
La Dra. Murillo dijo que se rige por un Reglamento Interno.
La Dra. Merino manifestó que es largo.
La Dra. Taveras dijo que tal vez se puede anexar.
La Dra. Murillo expresó que le preocupa enviar un suplente del secretario ejecutivo; es un cargo muy delicado.
La doctora Taveras la secundó y dijo que debería saberse más del reglamento interno de la secretaria ejecutiva. Esta persona debe estar en todos los eventos realizados por ACCAP.
El Dr. Agames secundó a la Dra. Murillo y pidió revisar el reglamento.
La Dra. Lexma Ruiz expuso con relación a la reelección, que el artículo 5, señala: “Su elección y desifración por nuevos mandatos será responsabilidad de la Asamblea General”, por eso lo puso para que sea sometido a votación y se apruebe.
La Dra. De la Osa comentó del reglamento, dijo que muy bien debería poseer los reglamentos y describir las funciones de la secretaria ejecutiva.
La Dra. Merino explicó que surgió la secretaria ejecutiva fuera del estatuto porque no existía, entonces fue que se hizo, casi junto a la orden de ACCAP.
El Dr. Del Palacio opinó acerca de la ausencia de la secretaria ejecutiva, puede que tenga una enfermedad o una condición justificada. Lo que tenemos que determinar es qué se haría en falta de la secretaria ejecutiva. También con respecto al periodo consideró que es muy largo, que debería ser de tres años, con posibilidad de reelección o dejar los cuatro años sin reelección.
La Dra. Murillo aclaró que la secretaria ejecutiva fue mandato de la asamblea general ordinaria de San Salvador en el 2007 y el cargo fue ratificado en Managua, Nicaragua en 2008; depende del comité ejecutivo para su elección por cuatro años. Son doce artículos.
La Dra. Taveras reiteró que como dijo la Dra. De la Osa, que la secretaria es uno de los puestos de la directiva del estatuto, y que al hacerse después del estatuto estar hecho, puede perfectamente ser incluido en el mismo, porque estamos haciendo una modificación y ser parte de este, es realizar una definición del cargo. También éste hace referencia de que es rotatorio.
La Dra. Lexma Ruiz aclaró que en una asamblea se determinó que fuera rotatorio.
El Dr. Agames dijo entonces que no puede ser la reelección porque la característica de rotatorio, sólo habla de cuatro años.
La Dra. Murillo hizo lectura del reglamento de la secretaria; lo determina la Asamblea, se presenta 3 meses antes de la asamblea, además que se mandan los candidatos y que se puede reelegir.
El Dr. Agames dijo que entonces no es rotatorio como dice en el estatuto.
La Dra. Taveras resaltó que el estatuto dice lo que planteó Murillo.
La Dra. Merino dijo que seguro fue sometido en alguna resolución de una asamblea, pero que no lo recuerdan.
La Dra. Taveras sugirió que fuera sometido a votación.
La Dra. Santos secundó lo que dijo la doctora Taveras; piensa que debe hacerse un reglamento general para poderlo incluir en el estatuto, porque será muy complicado hacer otra modificación en el tiempo, por eso debemos incluir el reglamento general en el estatuto. Porque un reglamento es más fácil modificar.
La Dra. Lexma Ruiz pregunta: reglamento o estatuto.
La Dra. Taveras reiteró que es una oportunidad para unificarlo.
La Dra. Lexma Ruiz volvió a describir lo que dice en el estatuto y los reglamentos; dijo que es importante definir si es rotatorio o por elección.
La Dra. Taveras sugirió que la elección de la secretaria sea por las capacidades para desempeñar el puesto o porque califique para el cargo y no exactamente que sea rotativo.
El Dr. Del Palacio expresó que en el estatuto original no existía la secretaria ejecutiva. Le preocupa lo del cargo rotativo porque si es así, cada país se prorrogará cada 72 años, y no conocerán lo que es la secretaria ejecutiva; que sea quien tenga las cualidades. Y repite lo dicho anteriormente con el tiempo y su inquietud por ello. Dice que los reglamentos no pueden ir dentro del estatuto, explica la forma como debe funcionar el estatuto. Puede incluirse en el estatuto las funciones de la secretaria ejecutiva y la orden ACCAP y pueden reglamentarse, porque tienen personalidad propia.
La Dra. Lexma Ruiz leyó la fecha de inicio del estatuto: es el 29 de marzo 2007, en San Salvador, ratificado en Managua, Nicaragua en marzo 2008.
La Dra. De la Osa dijo estar de acuerdo con los conceptos que dio el doctor Del Palacio; es lo que define lo que hacemos y el reglamento es cómo lo vamos a hacer y eso tiene una variabilidad. Ahí tiene que estar todo el que hacer de nuestra asociación. Secundó los demás puntos expuestos por el doctor Del Palacio. Dijo que deben ser propuestas que hagan los países, con tiempo y que se defina, que manden los Curriculum, no está de acuerdo que sea reelegido, para que pueda entrar otra persona.
Dra. Lexma Ruiz hizo llamado a Votación por los presidentes:
- Periodo de 4 años: Dra. Santos, Dra. Merino, Dr. López, Dr. Tejera, Dr. Prieto
- Periodo Tres años: Dra. Taveras, Dra. De la Osa y Dr. Fletes
- Reelección: Dr. Fletes
- No reelección: Dr. Prieto, Dra. Santos, Dra. Taveras, Dra. De la Osa, Dra. Merino, Dr. Tejera
- Rotativo: Dra. Merino y Dr. López
- No rotativo: Dra, Taveras, Dra. De la Osa, Dra. Santos, Dr. Fletes, Dr. Prieto, Dr. Tejera, Honduras se abstiene
- Votación de suplente o no de la secretaría: El Dr. Del Palacio opina: hay que ver que no evada la responsabilidad y enviar un suplente.
La Dra. Lexma Ruiz comentó que es posible que en un periodo de un año se podría tener una situación y enviar un suplente en una ocasión.
La Dra. Merino señaló que tiene que ser una ausencia justificada para la asamblea; creo que alguien puede sustituir la secretaria ejecutiva.
El Dr. Del Palacio señaló que si es suplente es para el periodo, entonces debe ser aclarado; estamos tergiversando la palabra suplente; suplente es el que me sustituye, no tiene ninguna especificidad. Si me sustituye debe estar empapado de qué está haciendo la secretaría ejecutiva, pero no se puede agregar un suplente cada vez que se ausente; lo que dice Tirza es una situación bastante discrecional.
La Dra. De la Osa dijo que lo que debe estar reflejado ahí es lo que hace la secretaria ejecutiva. La suplente tal vez debe estar incluida dentro del reglamento de las actividades que realiza la secretaria ejecutiva, porque si no tendremos que poner un suplente a todos los cargos. Esto debe estar fuera del estatuto.
Votación de presidentes:
Propuesta eliminar el acápite B. Votantes a favor: Dra. Santos, Dr. López, Dr. Fletes, Dra. Taveras, Dr. Prieto, Dra. De la Osa, Dr. Tejera; votación unánime.
Proposición de incluir las funciones de la secretaria ejecutiva (el doctor Palacios secunda). Votaciones a favor: Dra. De la Osa, Dr. López, Dr. Fletes, Dra. Taveras, Dr. Prieto, Dra. Santos, Dr. Tejera; votación unánime.
El Dr. Agames señaló que el articulo 11 sobre las funciones de la secretaria ejecutiva está pendiente de incluirlo. Además, agregó que debemos incluir el reglamento de la educación continua que se hizo en pandemia y también el de la comisión histórica.
La Dra. Lexma Ruiz pregunta: ¿para estos efectos, comisión o capítulo es lo mismo?
La Dra. De la Osa explicó: el artículo 23 dice que es la columna vertebral de las asociaciones, que es la producción científica, ahí debe estar definido qué son capítulos, con características que estará siempre ceñido por normas y reglamentos de ACCAP; quitar la palabra especial y sustituirla por la palabra capítulo, porque estos tienen que estar formados por temas que puede ser el diagnóstico que tienen los países, de los cuales pueden salir los cursos, las investigaciones, los talleres que queden descritos, de ahí las funciones de los capítulos, que lleva una metodología.
El Dr. Agames hace referencia de que en el estatuto se definen de manera similar y hace la lectura, resalta además que debería hacerse el reglamento que no lo tiene.
La Dra. Lexma Ruiz aclaró sobre la realización los congresos, que se debe realizar sólo, sin otros congresos paralelos.
La Dra. Merino señaló que se realizó un acta sobre realizar los congresos en el tiempo que está establecido y que solo por fuerza mayor se podría mover y con un periodo establecido.
La Dra. Taveras aclaró que no se refiere a los avales de otras entidades.
La Dra. Murillo puso de ejemplo los congresos que se dieron en un mismo año de APAL Y ACCAP, con directivas diferentes.
El Dr. Agames leyó el parágrafo sobre la celebración del congreso; resaltó que no está explícito lo del cambio de fecha.
La Dra. Taveras manifestó que como está descrito lo ve bien.
La Dra. Merino reiteró sobre los congresos; que debe ser establecido un tiempo de los cambios de las fechas y dejarlo abierto.
El Dr. Prieto expresó que es una preocupación para ellos, porque están hablando de 5 meses para celebrar un congreso de este calibre y no tendrían el tiempo suficiente y como están las cosas en Puerto Rico se complica.
La Dra. Merino explicó que eso es un ejemplo de lo que ella advierte cuando hay un cambio. Tiene un efecto dominó; aclara que ahora es una situación excepcional por la pandemia.
La Dra. Taveras señaló que para que se pueda regularizar el tiempo va a tomar unos años, porque aún seguimos en pandemia.
La Dra. Merino acentuó que debe ser solo por fuerza mayor o que se cancele el congreso.
La Dra. Taveras propuso que lo determine la asamblea cuando sea de fuerza mayor, como se hizo en este momento.
La Dra. Murillo preguntó: ¿cómo podemos ponerlo en el estatuto si es de fuerza mayor?
El Dr. Golcher preguntó que cómo se contempla un desastre natural, una intervención militar, etc. que pone a la población en una condición que imposibilita la movilidad.
El Dr. Agames sugirió que fuerza mayor debe ir en el glosario.
La Dra. Merino preguntó cuál sería la utilidad.
El Dr Agames aclaró el concepto.
El Dr. Golcher señaló que tal vez no tenía que ser tan comprensible, pe desastre natural en fuerza mayor.
El Dr. Agames señaló que la abogada sugirió que se puede denominar causa de fuera fortuita y fuerza mayor.
La Dra. Taveras sugirió decir motivo y reiteró que debe dársele la potestad a la asamblea para que decida dependiendo de la característica de ambos.
La Dra. Merino insistió en la repercusión que puede tener en el siguiente país el cambio de fecha.
El Dr. Golcher secundó y propuso que el siguiente país no haga el congreso, que se suspenda. Para que el siguiente país no esté en desventaja.
La Dra. Merino explicó lo que ocurrió con El Salvador y Dominicana sobre el congreso, que fue notificado un año antes.
La doctora Taveras resaltó que se establece el tiempo en el estatuto.
La Dra. Lexma explica que el problema no fue el tiempo.
La Dra. Taveras propuso que se tome la decisión de que no se haga el congreso en el año que viene en Puerto Rico, sino el 2023, para que no se vea afectado y se continúe el ritmo de los congresos en la fecha establecida por el estatuto.
La Dra. Murillo dijo que esa decisión debe ser tomada en la asamblea ordinaria en Santo Domingo en el congreso. Dijo que hay que llamar al espíritu acapista, donde tenemos más de 30 años haciendo congresos; hace referencia de una situación política en Nicaragua y un de un terremoto ocurridos, y que a pesar de ello salimos adelante. Aunque esta normalidad sea virtual o presencial.
La Dra. Lexma Ruiz refirió que leyó todas las actas buscando información, pero que no se estableció un tiempo.
La Dra. De la Osa opinó que se perjudicaría el país que le toca. Sabemos que la pandemia no se ha terminado y en el 2022 seguirá esta pandemia. Debemos definir qué es la fuerza mayor y darle el tiempo al que le toca hacer el congreso. Una variante que propone es que se haga una subsede para preparar el siguiente congreso en el mismo momento.
El Dr. Del Palacio propuso que revisemos según las variantes del estatuto y pone de ejemplo el caso de EL Salvador que no lo iba a hacer, propone que se haga el año siguiente.
La Dra. Merino volvió a explicar las razones de por qué no deben cambiar las fechas y que se debe establecer un tiempo. Reitera que tiene un efecto dominó.
El Dr. Golcher dijo que se puede definir con tiempo que no puede hacer el congreso.
La Dra. Lexma Ruiz señaló que no es el caso, sino la postergación de fecha. Lo que hay que agregar es el tiempo.
La Dra. Merina apoya lo expresado por la Dra. Ruiz.
El Dr. Golcher propuso uno o dos meses después.
La Dra. Lexma Ruiz llamó a votación:
- De acuerdo que se establezca un periodo de tiempo. Votantes: Dr. López, Dra. Merino, Dra. Santos, Dr.Prieto, Dr. Tejera, Dr. Golcher.
- No está de acuerdo que se establezca un tiempo, sino que lo determine la asamblea. Votantes: Dra. Taveras, Dra de la Osa.
La abogada propuso que la solicitud de prórroga para la solicitud de un cambio en el congreso sólo quede para una extensión de un periodo de 60 días calendario de no ser así se suspende el congreso hasta el otro año en el país sede del siguiente año. Lo debe dar al país que sigue de acuerdo con la rotación. Fue secundado por todos.
El Dr. Agames continuó leyendo los artículos a partir del 12, incluidos en el estatuto para los fines legales de incorporación.
En el artículo 27 se establece la necesidad de llevar un libro de actas.
La Dra. Lexma Ruiz preguntó qué significa cuando se refiere a cualquier autoridad de la asociación.
La abogada Ryall explicó que corresponde a la asamblea general y junta directiva, también explicó que se puede incluir las actas establecidas por la secretaria general y ser reportada en un libro, deben mantener un orden dentro del protocolo interno de las actas.
La Dra. Taveras preguntó si ese libro va a iniciarse luego de hacer la personería.
La Licda. Ryall respondió que inicia inmediatamente se constituye la personería, se inicia el protocolo de actas.
La Dra. Lexma Ruiz preguntó si se pegan en el libro o deben ser escritas en el libro.
La Lic. Ryall señaló que puede ser de ambas formas. Dijo que lo importante es que prevalezcan. Como ustedes llevan una organización previa, recomienda hacer un acta donde se incluyan todos los protocolos anteriores para que se rija dentro de la formación de la asociación y que mantenga una solidez en su base de creación.
El Dr. Agames continuó la lectura de los demás artículos del estatuto.
Sobre el Artículo 29, la Licenciada Ryall intervino para hacer una aclaración y explicó que en
Panamá los años fiscales tienen un tiempo que inician, que son de enero a marzo, se tiene la obligatoriedad de presentar los estados financieros, aunque sean asociaciones sin fines de lucro, deben presentar una declaración, aunque sea en cero (0), así sean donaciones u otras, pero se debe presentar para no caer en evasiones.
La Dra. Murillo preguntó que en el caso de nosotros que se realiza un congreso en diferentes países, cómo debe ser manejado, debe hacer una entrada, por ejemplo, Dominicana que tiene su congreso, se hace una declaración y tiene que ser llevado a Panamá para registrarlo?
Lic. Ryall respondió que sí, porque son actividades de los miembros fundadores de la asociación.
La Dra. Murillo preguntó si debe ser supervisado por un contador en Panamá, o sea si tendríamos un gasto adicional, ¿un contador público y también debemos tener un representante legal que hay que pagarle?
La Lic. Ryall explicó que no es necesario un representante legal; el contador sí lo necesitan, por lo menos una vez al año. Dijo que debemos mantener el ciclo contable, porque no manejamos muchas actividades con fines de lucro o no llevamos actividades que involucren ganancia. Son actividades que conforme al objeto de la asociación, ejecutan algún tipo de compensación, pero no que involucre movimientos financieros o empresariales que generen muchos impuestos por tema de declaraciones actas. Por ejemplo, hacen un congreso que involucra entrada, pero también gastos, entonces los remanentes que ustedes utilicen o perciban de esa actividad, ustedes la reportan.
La Dra. Murillo recalcó: o sea que ACCAP tendrá una cuenta en Panamá, que todo lo del congreso centroamericano se deposita ahí.
La Lic. Ryall respondió: es correcto, aunque la actividad se realice en otro país, el dinero se puede transferir a otro país.
La Dra. Murillo hizo un recuento de cómo es que hemos estado trabajando en cada país de las actividades centroamericanas: la sociedad de cada país da una capital semilla para que se empiece a realizar trámites para la sede del congreso centroamericano. Se realiza el congreso y como usualmente va aunado a un congreso nacional de cada país, al finalizar el evento se hace una contabilidad de ingresos y egresos. Y esos ingresos se regresa a la asociación de ese país. Nosotros no trasladamos fondos a otro país, la garantía es la sociedad de ese país para el desarrollo de las actividades. Entiendo que esto va a generar un gasto contable, tener una personería jurídica. Piensa que eso hay que considerarlo, porque adquirimos una responsabilidad fiscal en ese país.
La Dra. Taveras puso un ejemplo: el país sede asume los gastos. Tenemos el caso de República Dominicana que hizo el pago de la página web y ha cumplido con todos los por menores de pagos de ACCAP y que por tanto es responsabilidad del país sede.
La Dra. Murillo reiteró que tener una personería jurídica tiene una responsabilidad de gastos que cada país debe asumirlos.
El Dr. Agames señaló estar de acuerdo con lo que explicó la Dra. Murillo, y según el estatuto, dependerá de la cuota que estipule ACCAP, cada uno en el caso, por ejemplo, cada sociedad pone 100 dólares anualmente que es el capital semilla.
La Dra. Murillo aclaró que de acuerdo con lo que dijo la abogada, todo se debe auditar del congreso, entregarse el recibo. El acta que haga la Dra. Taveras debe ser clara, precisa y debe ser trasladada a Panamá, para lo que quede del congreso sea trasladado.
La Lic. Ryall señaló sobre ese punto que nada está escrito sobre piedra; recuerden que esta es una asociación que ustedes están haciendo, lo que nosotros vayamos a crear, a poner, eso es lo que se va a tener que ejecutar, por eso es importante que establezca, cuáles van a ser los puntos. En este caso si ustedes ya mantienen un modo operandum, lo que deben hacer es que dentro del reglamento establezcan de que los fondos de la realización de un evento quedarán para el país sede, cosa que lo que entre o lo que ustedes van a contabilizar dentro de Panamá serían las aportaciones o cuotas anuales de cada país que forma parte; eso sería lo único. Es lo que le recomendaría para que no modifiquen las actividades que hasta ahora han llevado y que tampoco le generen doble tributación.
La Dra. Murillo opinó que debemos pagar en el país y en el país sede; eso le preocupa.
Eso se puede arreglar comentó la Licda Ryall.
El Dr. Golcher señaló: a partir de lo que dice Murillo todos los países tienen personería jurídica y tributamos; los recibos que damos a nuestros agremiados, eso viene con un recibo con la tributación, ese es el manejo que la asociación del país sede, lo va a hacer, eso no tiene que ver con la personería jurídica de ACCAP. De acuerdo con lo que dice la licenciada cuáles van a hacer los fondos que va a manejar ACCAP, está definido cuánto será la cuota de ACCAP para pagar al abogado, el contador y no requiere de un proceso tan estricto, porque la abogada es solo cuando se necesite y el contador es una vez al año que se pagará. Cada país tiene la ejecución del congreso y tiene su propia contabilidad de sus ingresos a las leyes contables de su país. Le preocupa que no todas las asociaciones tienen personería jurídica, entonces eso establece una diferencia entre los miembros de ACCAP.
La Dra. Taveras comentó que es así, que todo lo que una sociedad registra es con la personería jurídica de su asociación, no con la de ACCAP.
El Dr. Golcher preguntó si cada una de las sociedades tienen personería jurídica.
Todos los presidentes afirmaron que tienen personería jurídica.
La Dra. Murillo recapituló: entonces los fondos de membresía no se destinarán a la asociación o sociedad sino a ACCAP, en la cuenta que se habilite. También aclarar en el estatuto que los fondos de las sociedades o asociaciones continuamos manejándolas igual.
El Dr. Golcher resaltó que es un esfuerzo de cada país. Entonces lo que se va a transferir es el monto de membresía de ACCAP, no sabe si se ha definido el monto y a partir de ahí se manejan los gastos de la ACCAP.
La Lic. Ryall explicó que las asociaciones como las de ACCAP no tienen costo; se hacen a través del ministerio de gobierno y éste la pasa a la entidad que las rigen. En este caso, el Ministerio de Salud da su aprobación y regresa nuevamente al Ministerio de Gobierno y éste levanta una resolución donde crea la asociación conforme a los estatutos que ya están creados y se mandan a inscribir al Registro Público. No tiene pagos anuales, el único pago que incurrirían son los gastos administrativos.
¿Cuáles serían? preguntó la Dra. Murillo.
La abogada respondió: serán los que ustedes contraten, por eso les digo el contador quien vaya a hacerles eso podrá cobrarles de 100 a 150 dolores por hacerles la declaración anual, porque ustedes no van a tener activos, porque son una asociación; ustedes van a tener aportaciones.
¿Tampoco tenemos que pagar impuestos? Pregunta el Dr. Golcher
La Lic. Ryall respondió que no; si seguimos haciéndolo como lo han hecho, ustedes sólo hacen un congreso al año, entonces cada país sede, conforme a su esfuerzo, el cual lo dijeron conserven los remanentes del congreso y las aportaciones serían las que se reflejarían dentro de la asociación inscrita en Panamá. ¿Para qué le sirve a la asociación? le sirve para realizar actividades internacionales como grupo y le da más fuerza, pueden recibir aportaciones estatales y así ven que su creación, su objetivo son un apoyo para el país.
¿Se pueden recibir donaciones? Preguntó el Dr. Golcher.
La abogada respondió que sí, estatales y privadas.
El Dr. Agames continuó la lectura sobre la disolución.
La abogada comentó que cuando se habla de Representante Legal, se refiere al presidente (que es el representante legal de la asociación).
Preguntó el Dr. Agames: ¿si nosotros como cambiamos cada año también habría que inscribir la junta directiva cada año?
La Lic. Ryall explicó que habría que hacer un acta de cambio de la junta directiva. Cuestionó: no sé porque un año, al menos deberían ser dos, porque un año pasa muy rápido, las directivas de las asociaciones duran mínimo dos años, lo comento para que lo valoren, comentó.
La Dra. Lexma Ruiz le respondió que el congreso se hace cada año y se rota a cada país.
La abogada dijo que eso debe estar en la reglamentación, es bien importante.
El Dr. Del Palacio preguntó si se pueden poner las actas en la personería jurídica, si viene desde el año1988.
La abogada dijo que sí, que se puede hacer desde la primera acta, que se redacta dentro del libro de actas, ahí se pone la revisión de dónde viene, el año; todo se pone ahí.
El Dr. Del Palacio preguntó que si en Panamá no tiene que pasar por el otorgamiento de abogados para la personería jurídica. La abogada respondió que no, que ese es un otorgamiento administrativo a nivel ministerial. En este caso, en el Ministerio de Gobierno que es el que maneja todas las asociaciones sin fines de lucro.
El Dr. Agames continuó leyendo el Articulo 32 Liquidación y demás capítulos del estatuto.
Del artículo de la orden de ACCAP, el Dr. Golcher comentó sobre el reglamento; debe decir que es específico. Pero la abogada resaltó que el reglamento debe ser general, porque el reglamento general cubre todo el funcionamiento de la asociación, el estatuto reglamenta lo específico, da los puntos claves de lo que será la asociación y el reglamento esboza de todo lo general, todo lo que pueda ser. El específico seria como nuestra constitución y los reglamentos como las leyes. Todo lo que va al reglamento debe estar en el estatuto, sino tendrían un acto violatorio de la asociación. Entonces debe decir se regirá por el reglamento.
La Dra. Lexma Ruiz le comentó que nosotros tenemos el reglamento para la orden ACCAP.
Sobre el Artículo 47 del patrimonio, el doctor Agames comentó que está arriba, lo de los bienes, donaciones y cuotas, por lo tanto, se elimina. Resaltó que debemos tener pendiente de que los artículos se modificarán, se alterará la secuencia por los cambios hechos en el estatuto.
Todos los presidentes dijeron estar de acuerdo.
El Dr. Agames dijo que hay que hacer un acta de esto y adicionar al estatuto.
El Dr. Golcher preguntó que cómo se contacta si no se publica.
La Dra. Lexma Ruiz respondió que se colgará en la página web y que las firmas se harán digitales.
La Dra. Taveras le dijo al Dr. Agames que revise la parte de la solicitud de las asambleas que está diferente; la solicitud de asamblea es de una asociación o sociedad y arriba tiene de dos; le dice que verifique para que tenga coherencia.
La Dra. Lexma Ruiz hizo lectura del artículo y se hace la corrección de que debe ser uno de los países miembros que solicite la asamblea extraordinaria.
La Dra. Murillo volvió a reiterar que según lo dicho por la abogada, sigue siendo responsabilidad desde el punto de vista financiero de las sociedades de los países miembros. Pone un caso de que una asociación o sociedad diga que requiere de los fondos de ACCAP para utilizarlo en el congreso. Además, agrega que sería prudente poner que el congreso centroamericano es responsabilidad de la sociedad oferente. Entiende que hay que dejarlo claro en el estatuto.
El Dr. Agames sugirió que puede ser en Disposiciones Generales.
El Dr. Del Palacio opinó que podía ser en la parte de los Congresos. En los cuales se agregó.
Llamado a votación de la aprobación de las modificaciones hechas: Panamá, Costa Rica, Guatemala, Panamá, Honduras, Puerto Rico, República Dominicana y Cuba.
El Dr. Del Palacio expresó unas palabras de motivación y felicitaciones. “A los 33 años se bautizó Jesucristo y en 1988 se fundó ACCAP en Nicaragua, y hoy en el 2021 a los 33 años después, estamos haciendo el trabajo para obtener la personería jurídica. Dice sentirse muy orgulloso. Les felicito, me siento muy satisfecho de conocerlos; son mis hermanos, me siento muy emocionado de continuar aún con ustedes y ver los alcances que ha tenido ACCAP. Felicito a Marisol, a Edgar, a la ciudad panameña, a Sara, Tirza, Mirna, a todos los que han podido poner un granito de arena. Los quiero mucho”
La Dra. Taveras dio las palabras de cierre:
“Felizmente terminamos esta revisión y modificación del estatuto; creo es un gran avance para la Asociación Centroamericana y del Caribe de Psiquiatría. Para todos los países miembros ha sido un reto. Son las 12: 40 am, con 4 horas 40 minutos de trabajo arduo, en mi país ya es sábado, pero ha valido la pena”
Agradecemos a la abogada por su participación
Dra. Lexma Ruiz levantó la sesión y dio por clausurada la asamblea.
Finalizó a las 12: 40 am. hora de República Dominicana.
Firmantes:
Dra. Marisol Taveras Ulerio
Presidente
Dra. Lexma Magalis Ruiz Martéz Dra. Juana Dolores Fernández Motenegro
Secretaria Ejecutiva de ACCAP Secretaria de Actas